Tietosuojaselosteet

Tältä sivulta löydät Finfarin jäsenrekisterin tietosuojaselosteen sekä Finfarin tietosuojaselosteen Fafnir – Nordic Journal for Science Fiction and Fantasy Research -lehden tiedekustantajana.

Suomen science fiction- ja fantasiatutkimuksen seura ry:n jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016 12-22) mukainen rekisteröity informointiasiakirja Suomen science fiction- ja fantasiatutkimuksen seura ry:n (FINFAR) jäsenrekisteristä.

Laatimispäivä 29.11.2021.

1. Rekisterinpitäjä

Suomen science fiction- ja fantasiatutkimuksen seura ry (FINFAR) (Y-tunnus 2597407-1)

Yhteystiedot: 

Seuran puheenjohtaja, pj@finfar.org  

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Seuran sihteeri, sihteeri@finfar.org 

3. Rekisterin nimi

Suomen science fiction- ja fantasiatutkimuksen seura ry:n jäsenrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

  • Seuran jäsenmaksulomakkeiden ja jäsenkirjeiden lähettäminen
  • Seuran toiminnasta ja muista seuran alaan liittyvistä tapahtumista ja tarjouksista tiedottaminen
  • Fafnir – Nordic Journal for Science Fiction and Fantasy Research -lehden ilmestymisestä tiedottaminen

Henkilötietoja käsitellään seuraavin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisin oikeusperustein:

1. Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b):

2. Rekisteröidyn yksiselitteisesti antama suostumus (joka on asiakkaan peruutettavissa milloin tahansa)

5. Tietosisältö

Seuran sivuilla (http://finfar.org/jasenyys/) pyydettyjen tietojen mukaisesti: 

Nimi (vaadittu tieto)
Sähköpostiosoite (vaadittu tieto)
Katuosoite, postinumero ja toimipaikka
Puhelinnumero
Jäsenyystyyppi (tavallinen/opiskelija/työtön/apurahatutkija/tukijäsen) (vaadittu tieto)
Tutkimusala/kiinnostuksen kohteet
Tutkinnot ja suoritusvuodet

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan jäseneksi liittymisen yhteydessä sihteerille sähköpostitse lähetetyistä tiedoista. Tietoja ei kerätä muulla tavoin eikä saada luovutuksena muualta. Jäsentietoja sisältävät sähköpostit poistetaan välittömästi, kun jäsentiedot on siirretty jäsenrekisteriin.

7. Tietojen siirto muihin palveluihin

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei siirretä muihin palveluihin.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta muille tahoille.

Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Yksittäisen henkilön henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin rekisteröity on seurassa jäsenenä. Tietoja voidaan säilyttää noin vuosi jäsenyyden päättymisen jälkeen esimerkiksi toimintakertomuksen kirjoittamista (tiedot jäsenmääristä) varten.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

11. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

13. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tietosuojaselostetta koskevat muutokset tehdään päivittämällä tätä dokumenttia. Rekisteröityjä informoidaan merkittävistä muutoksista myös esimerkiksi sähköpostitse.

Suomen science fiction- ja fantasiatutkimuksen seura ry:n tietosuojaseloste Fafnir – The Nordic Journal for Science Fiction and Fantasy Research -lehden tiedekustantajana

Tämä on henkilötietolain (523/1999) 10 § ja 24 § ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laatimispäivämäärä 29.11.2021.

1. Rekisterinpitäjä

Suomen science fiction- ja fantasiatutkimuksen seura ry (FINFAR) (Y-tunnus 2597407-1)

Yhteystiedot: seuran puheenjohtaja, pj@finfar.org  

2. Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Seuran sihteeri, sihteeri@finfar.org 

3. Tietosuojaselosteen nimi

FINFAR ry:n tietosuojaseloste Fafnir – Nordic Journal for Science Fiction and Fantasy Research -lehden tiedekustantajana.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kerättyjä henkilötietoja käytetään Fafnir – Nordic Journal for Science Fiction and Fantasy Research -lehden toimitus- ja julkaisutyön mahdollistamiseen.

Oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön oma suostumus.

5. Henkilötietojen käsittelyn kuvaus

Sekä hylätyistä että hyväksytyistä vertaisarvioiduista käsikirjoituksista tallennetaan seuraavat tiedot: vastaanottopäivämäärä ja päätöksen lähetyspäivämäärä, tekijöiden julkaisuehdotus, tekijöiden nimet ja käsikirjoituksen otsikko, arvioijien nimet ja lausunnot sekä toimituksen tekijöille lähettämät julkaisemista koskevat päätökset. Tiedot säilytetään vähintään viiden vuoden ajan, mutta ne pyritään säilyttämään pysyvästi. Kustantaja voi aktiivikäytön jälkeen arkistoida tiedot ja aineistot yleisen edun mukaista arkistointia tai tieteellistä ja historiallista tutkimusta varten. Hyvän tieteellisen käytännön varmistamiseksi vertaisarviointiprosessia koskevia tietoja ei lähtökohtaisesti voida poistaa. 

Tallennetut tiedot eivät ole julkisia ja niitä käsittelevät vain toimituksen jäsenet. Vertaisarvioinnin hyvän tieteellisen käytännön noudattamiseen liittyvässä selvitystilanteessa rekisterinpitäjä luovuttaa tarvittavat tiedot asiaa selvittävän organisaation htk-prosessista (hyvä tieteellinen käytäntö) vastaaville henkilöille.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Käsikirjoituksia koskevat henkilötiedot saadaan tekijöiltä ja arvioijilta itseltään sen yhteydessä, kun he lähettävät julkaisuja arvioitavaksi tai suostuvat vertaisarvioinnin tekijöiksi.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Vertaisarviointiprosessia koskevia henkilötietoja luovutetaan Tieteellisten seurain valtuuskunnalle tai Tutkimuseettiselle neuvottelukunnalle vertaisarviointiin liittyvissä selvitystilanteissa. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Vertaisarviointiprosessia koskevia henkilötietoja ei luovuteta muille ulkopuolisille eikä henkilötietoja siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtivat siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Vakiintuneen tieteellisen käytännön mukaisesti rekisteröidyllä ei kuitenkaan ole oikeutta saada tietoonsa vertaisarvioijien nimiä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjän rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti yllä mainitussa osoitteessa. Tarkastuspyyntöä henkilökohtaisesti esitettäessä on asiakkaalla oltava mukana henkilöllisyystodistus.

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista siltä osin kuin rekisterinpitäjän oikeutettu etu tai lainsäädännölliset velvoitteet eivät tätä estä. Poistoa koskeva pyyntö tulee tehdä kirjallisesti. Rekisterinpitäjällä voi olla perusteltu tarve henkilötietojen säilyttämiseen, mikäli niitä tarvitaan vielä siihen käyttötarkoitukseen, johon ne on kerätty. Vertaisarviointiprosessia koskevien tietojen osalta tulee huomata, että niitä ei lähtökohtaisesti voida poistaa. Rekisteröidyllä on myös muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet.

11. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tietosuojaselostetta koskevat muutokset tehdään päivittämällä tätä dokumenttia. Rekisteröityjä informoidaan merkittävistä muutoksista myös esimerkiksi sähköpostitse.